Homeoffice – Arbeitsrechtliche Ausgestaltung und Herausforderungen

Auch mehrere Jahre nach der COVID-19-Pandemie ist das Arbeiten im Homeoffice aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Während viele Arbeitnehmer die Möglichkeit schätzen, ihre beruflichen Verpflichtungen flexibler mit ihrem Privatleben zu vereinbaren, bevorzugen zahlreiche Arbeitgeber wieder eine stärkere Präsenz am betrieblichen Arbeitsplatz. Sie begründen dies insbesondere mit einer einfacheren Mitarbeiterführung, einer effizienteren Kommunikation sowie einer engeren Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Vor diesem Hintergrund gewinnt die Frage zunehmend an Bedeutung, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei dieser Arbeitsform treffen.

Rechtliche Einordnung

Arbeitsrechtlich handelt es sich beim Homeoffice nicht um eine eigenständige Vertragsform, sondern um eine besondere Ausgestaltung des Einzelarbeitsvertrages nach Art. 319  ff. OR. Die Besonderheit liegt ausschliesslich darin, dass die Arbeitsleistung ganz oder teilweise ausserhalb der Geschäftsräumlichkeiten des Arbeitgebers – regelmässig am Wohnsitz des Arbeitnehmers – erbracht wird.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht im schweizerischen Arbeitsrecht grundsätzlich nicht. Ob und in welchem Umfang eine Tätigkeit von zuhause aus zulässig ist, richtet sich vielmehr nach den vertraglichen Vereinbarungen. Entsprechende Regelungen können sich aus dem Einzelarbeitsvertrag, einem Personalreglement, einem Gesamtarbeitsvertrag oder einer individuellen Vereinbarung ergeben. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber gestützt auf sein Weisungsrecht den Arbeitsort bestimmen oder Homeoffice bewilligen. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers findet seine Grenzen jedoch im Gesetz, in den vertraglichen Vereinbarungen sowie im Grundsatz der Verhältnismässigkeit. Weisungen müssen rechtmässig und für den Arbeitnehmer zumutbar sein. Umgekehrt ist der Arbeitnehmer verpflichtet, rechtmässige Weisungen nach Treu und Glauben zu befolgen. Wurde Homeoffice vertraglich vereinbart oder ausdrücklich zugesichert, kann diese Möglichkeit grundsätzlich nicht ohne sachlichen Grund einseitig aufgehoben werden.

Aus Gründen der Rechtssicherheit und Beweissicherung empfiehlt es sich, die wesentlichen Rahmenbedingungen des Homeoffice schriftlich festzuhalten. Dazu gehören insbesondere der zulässige Umfang der Tätigkeit im Homeoffice (maximales Pensum), die Arbeitszeit und Erreichbarkeit, die Kostenregelung, die Bereitstellung und Nutzung von Arbeitsmitteln, der Umgang mit Leistungsstörungen sowie – soweit relevant – die Voraussetzungen für grenzüberschreitendes Homeoffice.

Kostentragung

Die Frage, wer die im Zusammenhang mit dem Homeoffice entstehenden Kosten zu tragen hat, richtet sich in erster Linie danach, in wessen Interesse die Arbeitsleistung ausserhalb des Betriebs erbracht wird. Erfolgt die Tätigkeit im Homeoffice freiwillig auf Wunsch des Arbeitnehmers, stellt sich die Kostenfrage anders, als wenn der Arbeitgeber die Arbeit von zuhause aus anordnet oder keinen geeigneten Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stellt.

Grundsätzlich ist betreffend die Kostenregelung zwischen der Bereitstellung von Arbeitsgeräten resp. -materialien einerseits sowie dem Auslagenersatz andererseits zu unterscheiden. Hinsichtlich der Arbeitsmittel können die Parteien vereinbaren, dass der Arbeitnehmer seine privaten Geräte oder Materialien verwendet, ohne hierfür eine gesonderte Entschädigung zu erhalten. Davon zu unterscheiden ist der Auslagenersatz nach Art. 327a OR. Dieser ist zwingender Natur und kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden. Zu ersetzen sind sämtliche notwendigen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer bei der ordnungsgemässen Erfüllung seiner Arbeit entstehen, dies insbesondere dann, wenn der Arbeitgeber keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt und die Nutzung der privaten Arbeitsinfrastruktur zwingend erfordert. Lassen sich diese Kosten nicht exakt beziffern, können sie einzelfallabhängig geschätzt werden (BGer 4A_533/2018 E. 6.2 f.).

Leistungsstörungen im Homeoffice

Die Erbringung der Arbeitsleistung im Homeoffice wirft auch besondere Fragen im Zusammenhang mit technischen und organisatorischen Leistungsstörungen auf. Anders als am betrieblichen Arbeitsplatz erfolgt die Tätigkeit in einer privaten Arbeitsumgebung, deren Infrastruktur und äussere Rahmenbedingungen vom Arbeitgeber nur beschränkt beeinflusst werden können. Kommt es während der Homeoffice-Tätigkeit zu Störungen, welche die Arbeitsleistung erschweren oder vorübergehend verunmöglichen, ist deshalb jeweils zu prüfen, in wessen Verantwortungsbereich deren Ursache liegt.

Beruhen die Leistungsstörungen auf Umständen, welche dem Arbeitgeber zuzurechnen sind, trägt grundsätzlich dieser das entsprechende Betriebsrisiko. Anders kann die Situation zu beurteilen sein, wenn die Ursache im privaten Bereich des Arbeitnehmers liegt, beispielsweise aufgrund einer unzureichenden Internetverbindung, eines Stromausfalls oder anderer Störungen der häuslichen Arbeitsumgebung. Ob und welche arbeitsrechtlichen Folgen sich daraus ergeben, ist anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls zu beurteilen.

Zur Vermeidung späterer Unklarheiten empfiehlt es sich, die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit technischen Leistungsstörungen ausdrücklich im Arbeitsvertrag zu regeln. Dabei kann insbesondere festgelegt werden, welche technischen Mindestvoraussetzungen der häusliche Arbeitsplatz erfüllen muss, wie Störungen unverzüglich zu melden sind und welche Massnahmen bei einem länger andauernden Ausfall zu treffen sind. Ebenso kann vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer in solchen Fällen verpflichtet ist, seine Tätigkeit – soweit möglich und zumutbar – in den Geschäftsräumlichkeiten des Arbeitgebers fortzusetzen. Ferner kann vorgesehen werden, dass eine Homeoffice-Bewilligung widerrufen oder eingeschränkt wird, wenn die technischen oder organisatorischen Voraussetzungen für eine ordnungsgemässe Arbeitsleistung dauerhaft oder wiederholt nicht mehr erfüllt sind.

Grenzüberschreitendes Homoffice

Betreffend das grenzüberschreitende Homeoffice ist insbesondere das Rahmenübereinkommen zur Anwendung von Artikel 16 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zu beachten. Dieses ermöglicht es seit dem 1. Juli 2023 unter bestimmten Voraussetzungen, dass Arbeitnehmer mit Wohnsitz in Deutschland, Österreich, Frankreich, Italien (seit dem 1. Januar 2024) oder Liechtenstein trotz regelmässiger grenzüberschreitender Telearbeit weiterhin den schweizerischen Sozialversicherungen unterstellt bleiben. Voraussetzung hierfür ist, dass der Anteil der Homeoffice-Tätigkeit weniger als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit beträgt. Entsprechend können auch Grenzgänger mit Wohnsitz in der Schweiz, die für einen Arbeitgeber mit Sitz in Deutschland, Österreich, Frankreich, Italien oder Liechtenstein tätig sind, den Sozialversicherungen am Sitz ihres Arbeitgebers unterstellt bleiben, sofern ihre Telearbeit in der Schweiz weniger als 50 Prozent ihrer gesamten Erwerbstätigkeit ausmacht.