In den letzten Wochen dominierten in der Schweiz immer wieder Vorwürfe von ehemaligen Mitarbeitern gegenüber ehemaligen Vorgesetzten die Schlagzeilen schweizerischer Medien. Beinahe überall wurde klar, dass die Vorfälle nicht schon früher (und während dem bestehenden Arbeitsverhältnis) gemeldet wurden, weil es keine anonyme Möglichkeit dazu gab. Diesem Problem will die EU-Richtlinie über Whistleblowing Abhilfe schaffen. Zwar gibt es in der Schweiz noch keine entsprechenden Richtlinien, jedoch dürfte es nur eine Frage der Zeit sein, bis solche geschaffen werden. Schweizer Unternehmen mit Geschäftstätigkeit bzw. geschäftlichem Bezug zum EU-Raum sind aber dem Risiko ausgesetzt, in den Anwendungsbereich der EU-Richtlinie zu fallen und tun gut daran, eine (externe) Whistleblowingstelle einzurichten.
Wann tritt die Richtlinie in Kraft?
Die EU-Richtlinie 2019/1937 (sog. EU-Whistleblower-Richtlinie) trat am 16. Dezember 2019 in Kraft. Bis zum 17. Dezember 2021 müssen die EU-Mitgliedstaaten die sich aus der EU- Richtlinie ergebenden Vorgaben in nationales Recht umgesetzt haben.
Was wird durch die EU-Whistleblower-Richtlinie geregelt?
Die EU-Richtlinie bezweckt den Schutz von Personen, welche unternehmensinterne Rechtsverstösse melden (sogenannte Whistleblower). Unter dem Begriff Whistleblower sind nicht nur gegenwärtige Angestellte von betreffenden Unternehmen zu verstehen. Als Hinweisgeber gelten vielmehr auch ehemalige Mitarbeitende, Selbstständige, Berater, Bewerber, Freiwillige, etc.
Whistleblower haben bei der Meldung von Missständen neu die Wahl zwischen einer internen Meldung über die vom Unternehmen bereitgestellten Meldekanäle oder einer Meldung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Dabei gibt es konkrete Fristen, innert derer eine Meldung bestätigt und anschliessend bearbeitet werden muss. Erfolgt keine Reaktion auf die Meldung ist ein direkter Gang an die Öffentlichkeit zulässig.
Was müssen Unternehmen beachten?
Die Pflicht zur Bereitstellung eines geeigneten internen und mit der EU- Richtlinie und der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) konformen Meldekanals für Whistleblower gilt für Unternehmen des privaten und öffentlichen Sektors.
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, weshalb muss sich ein Schweizer Unternehmen möglicherweise dennoch an die EU-Richtlinie halten?
Schweizer Unternehmen mit Geschäftstätigkeit bzw. geschäftlichem Bezug zum EU-Raum sind dem Risiko ausgesetzt, in den Anwendungsbereich der EU-Richtlinie zu fallen. Die EU-Richtlinie ist insbesondere für Schweizer Unternehmen relevant, die über Geschäftsniederlassungen in der EU verfügen.
Was muss ein Schweizer Unternehmen bei der Ausgestaltung des Meldesystems und bei der Durchführung von internen Untersuchungen beachten?
Die gewählte Meldestelle von privaten Unternehmen muss Informationen über Missstände bzw. Verstösse von Whistleblowern entweder schriftlich oder mündlich empfangen können. Dabei müssen stets die datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie die Fristen gemäss EU-Richtlinie gewahrt werden.
Fazit
Insbesondere schweizerische Unternehmen mit Bezug zu einer Geschäftstätigkeit im EU-Raum sind dazu gehalten, ein internes EU-konformes Meldesystem bereitzustellen und sich an die EU-Vorgaben in Bezug auf interne Untersuchungen zu halten.
Aber auch schweizerische Unternehmen, die über keine Niederlassung in der EU verfügen, empfehlen wir die Bereitstellung von internen Meldesystemen. Aufgrund fehlender gesetzlicher Regelungen liegt es an schweizerischen Arbeitgebern, die Prozesse für die Meldung von Missständen am Arbeitsplatz anhand von Betriebsrichtlinien intern zu regeln und somit mehr Rechtssicherheit in Bezug auf die Frage der Zulässigkeit von Whistleblowing-Meldungen zu schaffen und ihre Corporate Governance zu stärken.
Unsere Kanzlei unterstützt Unternehmen bei der Beurteilung, ob ein internes Meldesystem gesetzlich vorgeschrieben oder hilfreich ist. Zudem bieten wir den Service, als externe Whistleblowerstelle zu fungieren. In diesem Zusammenhang bieten wir eine einfache und DSGVO-konforme, vollautomatisierte Softwarelösung an, welche problemlos in jedem Unternehmen implementiert werden kann, womit die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Das Auslagern der Whistleblowerstelle an eine Anwaltskanzlei ist ebenfalls sinnvoll, um das Vertrauen von Whistleblowern zu stärken, was schlussendlich dem Unternehmen zugutekommt. Insbesondere Schweizerische Unternehmen, welche international tätig sind, können sich mit einer professionellen Whistleblowerstelle bspw. in Auswahlverfahren erhebliche Wettbewerbsvorteile verschaffen.
